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n°6 : Comment votre PME ou ETI peut opérer de façon plus Efficiente ?"

Public : investisseurs (fonds & family offices) │ prêteurs (dette senior)

Voici une première définition : « L’efficience consiste à atteindre un résultat recherché dans une utilisation optimisée de ressources matérielles & immatérielles.»

En voici une seconde, nous rapprochant du fonctionnement systémique de l’Entreprise : « L’efficience est le rapport entre le résultat obtenu (au numérateur) et la quantité d'énergie (au dénominateur) déployée pour l'atteindre. ». Et à #Dr Chantal GENSSE de compléter : « la recherche d'efficience est la force motrice de tout processus biochimique ». Nous voilà donc relégué au rang de bactérie, comme nous l’avions vu dans certains de nos précédents articles !

La différence entre Efficience et Efficacité ? On pourrait la résumer grossièrement ainsi : Efficience = Efficacité / Ressources. Dans tous les cas, on retrouve bien un rapport, celui d’une valeur de résultats obtenus divisé par une valeur de ressources mises en œuvre. Dr Chantal GENSSE nous explique que cela fait des milliards d’années que la Nature connaît cette formule. Pourquoi ne pas humblement tenter de la mettre en œuvre au bénéfice de … l’Entreprise ?

Et pour ne pas déroger à note « habitude méthodologique » (cf. les articles précédents), nous allons tenter de ne rien laisser passer en nous attaquant à quatre niveaux : le « Politique », le « Stratégique », le « Systémique » et puis enfin, l’« Opérationnel ».

Avertissement : une deuxième et dernière touche historique dans cette introduction, avec un enseignement qui nous vient de quelque part entre 384 et 322 avec JC, sous la plume d’Aristote : « La nature a horreur du vide ». Les conséquences concrètes de cette pensée pour l’organisation sociale qu’est l’Entreprise :

• L’investisseur et le dirigeant de fait ne doivent pas être surpris si les collaborateurs demandent toujours plus de ressources, les ingénieurs de machines, les financiers d’actifs …
• C’est donc juste naturel selon les pensées d’Aristote … mais c’est toujours au dénominateur, donc toujours anti-efficient. La partie n’est pas gagnée d’avance, vous en conviendrez ; il va donc falloir « chasser le naturel », ramer contre le courant.

Générer de l’Efficience au niveau « Politique »

Eviter les errements en partageant « sens » et « finalités » afin de conduire les actions du quotidien est une jolie musique. Comment l’interpréter ? En prenant le temps

• de constituer la partition que nous vous avons présenté dans les précédents articles :  la « boussole » des invariants de l’Entreprise, concept brillamment décrit par #Joseph LUSTEAU.
• Un rapide rappel : à la manière d’un chef d’orchestre, la « boussole » coordonne vocation et raison d’être (justifiant l’existence de l’Entreprise), ses leviers de développement, son type de gouvernance et ses perspectives majeures impérieuses (cf ref P1).
• En résumé, la mise en musique du « quoi » et du « comment » en interne ; avec leur pendant en externe. C’est un outil aussi simple intellectuellement que lumineux et impactant dans son usage : plus les évènements VUCA vont avoir tendance à secouer l’Entreprise, plus la boussole aura de l’importance.

• En quoi est-ce efficient ? la réponse est « droit au but ». : toute initiative d’affaires se rattache dorénavant solidement à un « pour quoi » limpide, des consensus opérationnels « urbi et orbi », des arbitrages aplanis, ….
• Politique, stratégique et tactique s’alignent ;; le consubstantiel, l’adaptatif et l’opportunisme s’ordonnent et ne produisent plus de « réunionite » aigue au sein des équipes.

La deuxième étape que nous vous proposons :

• (2) est l’orchestration des objectifs d’affaires, qui s’inscrivent dans une démarche fractale (vous savez, les poupées russes !).
• Du niveau le plus global (« corporate », défini par l’actionnaire) au niveau le plus fin (par service, voire individuel), les objectifs d’affaires doivent s’imbriquer, « résonner » et créer les synergies optimales.
• Comment s’y prendre ? Nous vous proposons de décliner (ref P3) le ou les objectif(s) corporate assigné(s) par l’actionnaire en objectifs par Domaine d’Activités Stratégiques (ou DAS), comme nous l’avons vu dans les articles précédents (ref #3). Les objectifs par DAS (de rang inférieur) répondent au « comment ? » des objectifs corporate. L’objectif corporate (de rang supérieur) répond au « pour quoi ? » des objectifs par DAS.

Le dirigeant de fait et ses équipes pourront détailler cette imbrication verticale des objectifs dans le niveau de granularité qu’ils souhaitent. Les points fondamentaux à ce stade sont :

• (a) la cohérence et les synergies entre objectifs d’une part, et
• (b) la percolation de ces objectifs à travers l’Entreprise.

En quoi est-ce efficient ? A deux niveaux.

• Dans l’obtention des résultats tout d’abord : « un objectif bien défini est à moitié atteint ».
• Plus sophistiqué ensuite : les effets synergétiques entre objectifs est le principal gisement d’efficiences. Il requière toutes les formes d’intelligences de l’Entreprise (cf. notre article sur les plateformes de croissance), et la capacité du dirigeant de fait et de l’investisseur de les encourager et de les structurer.

Troisième étage dans la « fusée efficience »,

• la focalisation sur les externalités de l’Entreprise, chère à #Christian DUTERTRE et #Christophe SEMPELS dans leurs travaux en matière d’Economie de la Fonctionnalité et de la Coopération (EFC).
• En clair, au-delà de simplement mettre des « produits » (au sens produit matériel et/ou service) sur le marché, l’entreprise Cible
• (a) remplit des fonctions (transporter, stocker, protéger, …) en mettant en œuvre des savoir-faire et des compétences, et
• (b) génère des impacts sur son environnement : (ses clients, fournisseurs, voisins, ressources, déchets ….).
• Et ce sont précisément (3) ces impacts et fonctions qui recèlent de l’efficience :

• si les impacts directs sont en général valorisés (ie les produits ou services au catalogue de l’Entreprise), les impacts indirects « positifs » de son activité ne le sont en général …. jamais. Exemple : un fabricant de bidons industriels « barrière » propose des containers tellement « Premium » que ces derniers contribuent (1) à mettre en valeur la qualité des matières … contenues, (2) à « anoblir » des trafics secondaires de matières inférieures … 
• en théorie, un « Produit » répond au besoin d’un client en délivrant un certain nombre de fonctions attendues par ce dernier … et bien souvent excèdent les besoins du client, que ces fonctions soient latentes, complémentaires, ou que l’on puisse aisément les combiner ou les intégrer avec celles d’autres acteurs économiques.
• Pourquoi ne pas les monétiser ? ... Exemple : le miel fabriqué dans une ruche s’imprègne des bienfaits de la Nature … et des polluants de son environnement aussi => l’apiculteur, ami de Christophe SEMPELS, aura alors l’intelligence et la capacité de se transformer aussi en traceur et lanceur d’alerte auprès d’Airparif en testant lui-même régulièrement sa production !
• En se plaçant du côté des clients, voire même encore mieux, du côté des clients du client de l’Entreprise, en les écoutant activement et en observant méticuleusement les usages (leur performance, leur portée, leur impact, ...) ainsi que les fonctions réellement sollicitées (tiens, en revendiquant cette fonction ou en apportant telle autre, le client pourrait ….).

La « formule magique » de ce troisième outil est qu’il met en œuvre une croissance marginale des moyens (vous vous souvenez, le dénominateur dans le calcul de l’efficience) en délivrant des résultats significativement accrus (le numérateur).

Décortiquer ces opportunités d’efficience requiert du temps et de la méthode, comme nous l’avons humblement formalisé dans les matrices ref Q3 et Q4.

Nous ne saurions trop recommander les contributions de #Christian DUTERTRE et de #Christophe SEMPELS à ceux qui ont l’intuition et l’intention de vouloir ratisser plus profond dans le champ des efficiences possibles. Basculons maintenant vers la génération Stratégique d’efficiences.

Générer de l’Efficience au niveau « Stratégique »

Avec un constat simple : être efficient, c’est aussi ne pas se fourvoyer. Se fourvoyer dans une voie d’affaires qui a toutes les chances de s’avérer stérile en raison des particularités de l’Entreprise : ses attraits, atouts, ADN, histoire, …. Ou bien encore, une voie d’affaires consommatrice de bien trop de ressources, accompagnée d’aléas majeurs. Comment savoir a priori … et ne pas initier d’« anti-efficience » ?

Rappel : nous considèrerons la Stratégie comme étant le « Comment ? » atteindre un Objectif, ce dernier étant le : « Quoi ? ».

En fonction de la stratégie générique choisie (être leader, éviter la confrontation ou la déplacer), une cohérence de déploiement est requise. De ce fait,

• (1) les attendus par Stratégie Générique appliquée à chacun des Domaines d’Activités Stratégiques (cf. la notion de DAS présentée dans nos précédents articles) peut varier du tout au tout.
• Si les risques résident principalement dans (a) le mauvais choix d’une stratégie générique mais également dans (b) l’enlisement dans la voie médiane (cf. la matrice ref C1), la sensation d’efficience est quasiment palpable au fur et à mesure que les « victoires rapides » s’enchaînent avec le déploiement des initiatives recommandées.

De façon analogue (la déclinaison des attendus) et plus traditionnelle :

• (2) le portefeuille d’activités de l’Entreprise peut être analysé en fonction des Attraits pour le marché (-> démarche externe) et des Atouts de l’Entreprise (-> démarche interne). Cette matrice Attrait x Atouts (ref Q8) n’a rien de novateur.
• Elle permet toutefois de mettre à jour périodiquement, voire de corriger la vue qu’a le dirigeant de fait des activités, des points de rupture éventuels.
• Investir où, et pourquoi, devient plus lisible, désinvestir également, en se donnant le maximum de chances d’être … efficient dans ses initiatives.

Générer de l’Efficience au niveau « Systémique »

En introduction, nous avons évoqué la quête effrénée d’Efficience au sein des processus biochimiques, constat cher à #Dr Chantal GENSSE. Dans les articles précédents, nous avions mentionné les cinq fonctions systémiques qu’elle décrit, et qui régissent le fonctionnement de l’Entreprise (… tout celui d’une bactérie, souvenez vous !) :

• de la Production au Développement, sur l’axe du Métabolisme : celui de la Survie de l’Entreprise et de son … Efficience ;
• du Contrôle à la Gouvernance, sur l’axe de l’Adaptation : celui du Pouvoir & Savoir  Faire
• et enfin, au centre de ces deux axes, la fonction de Lien.

Où se situe L’Efficience ? Elle se situe bien dans l’axe du métabolisme de l’Entreprise, de l’acquisition (de matières premières, savoirs, …) à la transformation (offre de produits finis, services). De façon encore plus précise  :

• d’un côté, en interne, la décomposition / recomposition des Intrants pour fournir de l’Energie à l’Entreprise, c’est-à-dire des « produits » (tangibles / matériels, ou serviciels / immatériels) attendus par les marchés ;
• et de l’autre, en externe, sa capacité à construire & renouveler des tissus, c’est-à-dire des offres et des solution d’affaires, qui vont lui assurer une survie,

On retrouve, encore et toujours, un couple de fonctions  interne ET externe. Il ne reste plus qu’à comprendre maintenant comment elle … se déclenche ?

Comment se manifeste L’Efficience ?

• D’une part, n’est efficient que celui qui veut l’être.
• D’autre part, dans l’organisation qu’est l’Entreprise, on est «collectivement efficient » … ou on ne l’est pas du tout. On a « collectivement » envie d’être efficient en nous mobilisant et en développant nos intelligences individuelles. Ou pas.
• L’efficience est donc bien le fruit d’une décision collective, qui se partage ; elle ne saurait être qu’individuelle.
• Dans l’organisation systémique, les fonctions de choix/responsabilité (Gouvernance) et de partage/ Lien en sont donc bien le berceau, avec les limites qu’apporte #Dr Chantal GENSSE :

• nos sociétés sont-elles suffisamment matures ? nos individus sont-ils suffisamment conscients de leurs responsabilités individuelles (« je veux participer ») et collectives (« je trouve ma place ») ?

Vous conviendrez que l’on est sur le « fil du rasoir », que la mise en place d’une efficience systémique est délibérée, collective et de tous les instants.

Evaluer l’Efficience au niveau « Opérationnel »

Nous avions vu en début d’article que l’Efficience est le rapport entre une Valeur de Résultat, divisé par une Valeur de Moyens mis en œuvre. Qui dit « Valeur » dit … mesures objectives de cette Valeur. Et là, il y a pléthore d’indicateurs, de méthodes, ….

Dans la matrice récapitulative qu’est l’arbre de création de valeur (ref V2), nous proposons d’un coup d’œil d’appréhender la performance d’efficience, que ce soit au niveau consolidé pour l’ensemble de l’Entreprise, ou par DAS, voire de façon plus fine si besoin.

Nous rappelons l’aspect systémique : l’efficience est affaire de tous, donc de chacun. Nous recommandons d’adapter cette matrice en conséquence et mentionnons également quelques références et points de repère … exigeants.

Conclusion

Une bonne demi-douzaine d’outils aux niveaux « Politique » (3), « Stratégique » (2) et « Opérationnel » (1), associés à une rude et nécessaire prise de conscience « Systémique » (sur le « Où ? » et le « Comment ? »), devraient vous aider à construire cette efficience par le haut, par le bas, en passant par la fenêtre et par la cheminée … pour autant qu’elle ait été le fruit d’une décision collective au sein d’une Cible « mature ».

Ce qui est exaltant dans cette quête, c’est que lorsque on a atteint le point de bascule, le moteur d’efficience tourne à plein régime, comme un voilier « au grand largue ». Une démarche tellement fédératrice et enrichissante avec les Equipiers. Bon vent !